よくある質問

  1. 開示請求手続について
  2. 外国人登録原票について
  3. 出入(帰)国記録マスタファイルについて

1 開示請求手続について

Q1 本日、開示決定通知を交付してほしいのですが、できませんか。また、開示請求を行ってから、実際に開示決定通知を受け取るまでにどのくらいの時間がかかりますか。

 

Q2 開示請求の方法を教えてください。

 

Q3 本人が事情により窓口に来れないが、委任状で代理請求はできますか。

 

Q4 法定代理人としての資格が分かるものとして、どのような書類を提出すればいいですか。

 

Q5 出入国在留管理庁の窓口に直接行って、開示請求を行いたいのですが、窓口は何時から何時まで開いていますか。また、出入国在留管理庁に入るのに身分証明書やアポイントメントは必要ですか。

 

Q6 出入国在留管理庁の窓口で開示請求を行う場合、開示請求書の記載から受付までの手続にどのくらいの時間を要しますか。また、当該手続をスムーズに行うためにあらかじめ必要な情報があると聞いたのですが、それはどのような情報ですか。

 

Q7 開示請求に必要な本人確認書類とは、例えばどのような書類ですか。

 

Q8 開示請求に必要な手数料(1件300円)は収入印紙で納めると聞きましたが、どこで購入できますか。

 

Q9 提出書類を返却してもらうことは可能ですか。

 

Q10 返信用封筒の宛先は、本人確認書類や住民票等と違う住所でもいいですか。

 

Q11 窓口での開示決定通知書の受領は本人でないとできませんか

 

Q12 海外に住んでいて住民票がない場合、どうしたらいいでしょうか。

2 外国人登録原票について

Q1 開示請求をしたいのですが、請求できる人はどんな人ですか。他人(例:存命中の未成年等でない家族)の原票は請求できますか。

 

Q2 自分の住所の履歴が必要なのですが、どうしたらいいでしょうか。

 

Q3 どのようなことが記載されているのですか。

 

Q4 請求期間の書き方が分からないのですが。

 

Q5 本人と本人の情報が記載された本人以外(親族等)の外国人登録原票を各1部ずつ請求しますが、手数料は合計でいくらになりますか。

 

Q6 外国人登録原票の開示を請求し、写しの交付を受けたい場合、返信用封筒に貼付する郵便切手は何円分ですか。

3 出入(帰)国記録マスタファイルについて

Q1 帰化をしているのですが、日本人と外国人のどちらの出入(帰)国記録を請求すればいいですか。

 

Q2 2重国籍(例:カナダとスペイン)なのですが、開示請求書の国籍欄にはどちらを記載すればよいですか。

 

Q3 国籍の変更歴が2回ある場合(例:中国⇒アメリカ⇒日本)の場合、開示請求件数は何件ですか。

 

Q4 出入(帰)国記録マスタファイルの開示を請求し、写しの交付を受けたい場合、返信用封筒に貼付する郵便切手は何円分ですか。

【1 開示請求手続について】

 

Q1 本日、開示決定通知を交付してほしいのですが、できませんか。また、開示請求を行ってから、実際に開示決定通知を受け取るまでにどのくらいの時間がかかりますか。
 
A1 当日中に交付(閲覧含む。)することはできません。基本的には、開示請求があった日から30日以内に開示決定を行いますが、場合によっては延長することもあります。

 

Q2 開示請求の方法を教えてください。
 
A2 請求の方法としては、窓口又は郵送となります。
なお、郵送請求では、本人確認書類に加え、30日以内に発行された住民票(個人番号の記載がないもの)が必要となります。作成から30日を経過した住民票は使用いただけないため、発行後は速やかに手続願います。

 

Q3 本人が事情により窓口に来れないが、委任状で代理請求はできますか。
 
A3 令和4年4月1日から任意代理人の請求が可能になりました。任意代理人が開示請求する場合には委任状を提出してください。また、(1)委任者の実印を押印した上で、印鑑登録証明書を提出するか、又は(2)委任者の運転免許証、個人番号カード等(個人番号通知カードは不可)本人に対して一に限り発行される書類の写しを併せて提出してください(委任状及び印鑑登録証明書はコピー不可。また開示請求の30日以内に作成されたもの)。
 また、海外から委任状の送付を受けた場合は、海外から送付されたことを示す、海外発送郵便物のコピー(消印済み)や配達証明を併せて提出してください。

 

Q4 法定代理人としての資格が分かるものとして、どのような書類を提出すればいいですか。
 
A4-1 親子関係(親権者)に基づく法定代理人の場合

日本人の場合、本人との続柄が確認できる住民票、親権を有していることが確認できる戸籍謄本又は戸籍抄本等(いずれも請求日前30日以内に作成された原本)を御用意ください。外国人の場合は、続柄の入った住民票の写し(直近30日以内に発行)で結構です。
なお、母国(海外)において発行された出生証明書や家族関係証明書等の外国語の文書のみでは、親子関係(親権者)を確認いたしかねますので、住民票の写しも持参(送付)いただきますようお願いします。

 
A4-2 成年後見制度に基づく法定代理人の場合

直近30日以内に発行された成年後見登記の登記事項証明書(原本)又は家庭裁判所の証明書(原本)となります。

 

Q5 出入国在留管理庁の窓口に直接行って、開示請求を行いたいのですが、窓口は何時から何時まで開いていますか。また、出入国在留管理庁に入るのに身分証明書やアポイントメントは必要ですか。
 
A5 出入国在留管理庁の保有個人情報保護開示請求の窓口は、午前9時から午後5時まで開いています(土・日・祝・年末年始は休庁)。当該窓口を利用するために庁舎内に入る場合、アポイントメントは特段必要ではありませんが、開示請求の手続には一定程度の時間を要することが予想されますので、時間に余裕を持ってお越しください。

 

Q6 出入国在留管理庁の窓口で開示請求を行う場合、開示請求書の記載から受付までの手続にどのくらいの時間を要しますか。また、当該手続をスムーズに行うためにあらかじめ必要な情報があると聞いたのですが、それはどのような情報ですか。
 
A6 開示請求書の記載から受付までの手続には基本的に20分程度要しますが、事前に開示請求書を作成の上、収入印紙300円分、返信用封筒、返信用切手を持参していただけると当該手続をスムーズに行うことができます。

 

Q7 開示請求に必要な本人確認書類とは、例えばどのような書類ですか。
 
A7 例えば、運転免許証、住所の記載された健康保険証、在留カード及びマイナンバーカード等になります。
なお、通知カードは本人確認書類とはなりません。

 

Q8 開示請求に必要な手数料(1件300円)は収入印紙で納めると聞きましたが、どこで購入できますか。
 
A8 郵便局で購入できます(券種は限られますが、一部のコンビニエンスストアでも購入できるようです。)。
なお、死亡した外国人に係る外国人登録原票の写しの交付請求を行う場合、収入印紙は必要ありません。

 

Q9 提出書類を返却してもらうことは可能ですか。
 
A9 その旨を申し出ていただければ、写しをとって返戻いたします。

 

Q10 返信用封筒の宛先は、本人確認書類や住民票等と違う住所でもいいですか。
 
A10 窓口請求の場合は別住所への郵送が可能ですが、郵送請求の場合は原則として住民票等の住所への郵送となります。

 

Q11 窓口での開示決定通知書の受領は本人でないとできませんか。
 
A11 御本人様、法定代理人(法定代理人が請求した場合)又は任意代理人(任意代理人が請求した場合)のみとなります。御本人様がお越しになることができない場合は、郵送料金はかかりますが、郵送での受領も可能ですので、御検討ください。

 

Q12 海外に住んでいて住民票がない場合、どうしたらいいでしょうか。
 
A12 住民票の写しを用いることができない場合に代替として有効な書類になり得ると考えられるものは、在外公館の発行する在留証明書、開示請求者が所在している施設の管理者が発行した居住証明書(PDF)や宿泊証明書、開示請求書に記載された氏名及び住所又は居所が明示された配達済みの郵便物です。送付先についてはA10のとおりです。

【2 外国人登録原票について】

 

Q1 開示請求をしたいのですが、請求できる人はどんな人ですか。他人(例:存命中の未成年等でない家族)の原票は請求できますか。
 
A1 個人情報の開示請求につきましては、当該外国人登録原票に記録された個人情報の本人、本人が未成年者又は成年被後見人の場合には、その法定代理人(親権者、成年後見人が該当。)、あるいは任意代理人のいずれかに限られます。したがって、御親族の方であっても、請求することはできません。
なお、他人の原票に記載されている本人の情報については、請求することができます。

 

Q2 自分の住所の履歴が必要なのですが、どうしたらいいでしょうか。
 
A2 平成24年7月8日以前に市役所等で外国人登録をされていた方の住所の履歴であれば、外国人登録原票に記載があるかと思われます。ただし、請求期間によっては必要とされる情報の記載が無いおそれがありますので、必要とされる住所にお住まいであった、若しくはそれ以前の期間から余裕をもった期間を記入してください。
なお、平成24年7月9日以降の住所については、住民票で取得可能と思われますので、お住まいの市区町村に御確認ください。

 

Q3 どのようなことが記載されているのですか。
 
A3 (1)氏名、(2)性別、(3)生年月日、(4)国籍、(5)職業、(6)旅券番号、(7)旅券発行年月日、(8)登録の年月日、(9)登録番号、(10)上陸許可年月日、(11)在留の資格、(12)在留期間、(13)出生地、(14)国籍の属する国における住所又は居所、(15)居住地、(16)世帯主の氏名、(17)世帯主との続柄、(18)勤務所又は事務所の名称及び所在地、(19)世帯主である場合の世帯を構成する者(世帯主との続柄、氏名、生年月日、国籍)、(20)本邦にある父・母・配偶者((19)に記載されている者を除く。氏名、生年月日、国籍)、(21)署名、(22)写真、(23)変更登録の内容、(24)訂正事項までが登録事項です。
なお、目的の記載事項が記載されているかを事前に確認することはできませんので、請求いただいて、御自身で御確認ください。

 

Q4 請求期間の書き方が分からないのですが。
 
A4 請求期間については、外国人登録原票を提出される機関に御確認ください。具体的な請求期間が不明な場合は、期間に余裕を持って請求することも可能です(確か2000年位→1999年から請求など)。
なお、外国人登録原票は2012年7月8日までの記録しかありませんので、御注意ください。

 

Q5 本人と本人の情報が記載された本人以外(親族等)の外国人登録原票を各1部ずつ請求しますが、手数料は合計でいくらになりますか。
 
A5 御本人の情報として、1件300円での請求が可能です。

 

Q6 外国人登録原票の開示を請求し、写しの交付を受けたい場合、返信用封筒に貼付する郵便切手は何円分ですか。
 
A6 定形普通郵便の場合は重量に応じた料金(注)、速達や簡易書留とする場合はそれに応じた料金を加算する必要があります。郵便料金の目安は次のとおりです。
(注)郵便料金の目安(外国人登録原票に係る開示請求1部当たり)
   請求期間の始期が1960年以降の場合は、概ね94円分の切手が必要です。
   請求期間の始期が1959年以前の場合は、記録の枚数が多くなるため140円又は210円分の切手が必要となる場合があります。
※返信用切手については、返信用封筒に貼るものとは別に予備の切手を同封いただければ料金不足時に使用させていただきます。
  なお、料金が足りている場合は未使用のまま返戻させていただきますので料金に余裕をもった切手の御用意をお願いします。
※切手料金に関わらず手続を円滑に進めたい場合や複数部請求する場合はレターパックの御利用をお勧めします。
※請求内容や各個人ごとに記録の枚数は異なるため、上記の金額はあくまで目安となります。
※記録の枚数により追加の切手をお願いすることがありますので御承知おきください。
※返信用封筒等には送付先を明記ください。
※送付先は原則として提出された住民票の写し等に記載された住所又は居所になります。

【3 出入(帰)国記録マスタファイルについて】

 

Q1 帰化をしているのですが、日本人と外国人のどちらの出入(帰)国記録を請求すればいいですか。
 
A1 外国人であった時期の出入国記録が必要であれば、外国人の出入国記録を、日本人である時期の出帰国記録であれば、日本人の出帰国記録を請求いただく必要があります。両方の記録が必要な場合、開示請求の件数は2件(600円)となりますので、御了承ください。

 

Q2 2重国籍(例:カナダとスペイン)なのですが、開示請求書の国籍欄にはどちらを記載すればよいですか。
 
A2 日本に入国する際に使用された旅券の発給国を国籍欄に記載してください。

 

Q3 国籍の変更歴が2回ある場合(例:中国⇒アメリカ⇒日本)の場合、開示請求件数は何件ですか。
 
A3 開示請求件数は2件(例:中国⇒アメリカで1件、日本で1件)、開示請求手数料は600円となります。

 

Q4 出入(帰)国記録マスタファイルの開示を請求し、写しの交付を受けたい場合、返信用封筒に貼付する郵便切手は何円分ですか。
 
A4 定形普通郵便の場合は重量に応じた料金(注)、速達や簡易書留とする場合はそれに応じた料金を加算する必要があります。郵便料金の目安は次のとおりです。
(注)郵便料金の目安(出入(帰)国記録に係る開示請求1部当たり)
 【日本人の場合】
  請求期間の始期が「2002年1月1日以降」の場合は、同一旅券で期間内の出帰国の合計回数が140往復程度であれば概ね94円分の切手が必要ですが、それ以上の出帰国回数を有する場合は140円又は210円分の切手が必要となる場合があります。
  請求期間の始期が「2001年12月31日以前」の場合は、記録用紙の様式が年代ごとに異なるため、請求期間が10年程度であれば概ね94円分の切手が必要ですが、それ以上の期間であれば140円又は210円分の切手が必要となる場合があります。
 【外国人の場合】
  出入国の記録のみ請求する場合は、請求期間内に再入国許可若しくはみなし再入国許可による出入国の回数が60回以内であれば概ね94円分の切手が必要です。
  出入国の記録以外に在留期間更新許可や在留カードなど、他の記録を請求する場合又は請求期間内に再入国許可若しくはみなし再入国許可によらない短期滞在等による出入国の回数が7回以上の場合は、記録の枚数が多くなるため140円又は210円分の切手が必要となる場合があります。
 
 ※返信用切手については、返信用封筒に貼るものとは別に予備の切手を事前に同封いただければ料金不足時に使用させていただきます。
  なお、料金が足りている場合は未使用のまま返戻させていただきますので料金に余裕をもった切手の御用意をお願いします。
 ※切手料金に関わらず手続を円滑に進めたい場合や複数部請求する場合は、レターパックの御利用をお勧めします。
 ※請求内容や各個人ごとに記録の枚数は異なるため、上記の金額はあくまで目安となります。
 ※記録の枚数により追加の切手をお願いすることがありますので、御承知おきください。
 ※返信用封筒等には送付先を明記ください。
 ※送付先は原則として提出された住民票の写し等に記載された住所又は居所になります。

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