利用者情報登録について

１　利用者情報登録
（１）中長期在留者は、出入国在留管理庁電子届出システムにアクセスしてオンラインで利用者情報登録ができます。

（２）法第１９条の１７に定める中長期在留者を受け入れている所属機関、日本語教育機関、特定技能所属機関及び登録支援機関（以下「所属機関等」という。）の担当者は、以下の届出書を窓口で又は郵送により提出してください。

　利用者情報登録届出書 　【ＰＤＦ】 　【ＥＸＣＥＬ】　【記載例】

・窓口による場合
利用者情報登録届出書を、所属機関等の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署の窓口で提出してください。
その際、提出者が所属機関等の職員であることを確認できる資料（職員証、申請等取次者証明書、在職証明書、機関の名称が記載されている健康保険被保険者証等）を提示してください。

・郵送による場合
利用者情報登録届出書を、所属機関等の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に郵送で提出してください。
その際、提出者が所属機関等の職員であることを確認できる資料（職員証、申請等取次者証明書、在職証明書、機関の名称が記載されている健康保険被保険者証等）の写しを同封してください。健康保険被保険者証の写しを同封する際は、保険者番号、被保険者等記号・番号、QRコード（ある場合のみ）をマスキングしてください。
※希望者には受付印を押した届出書の控えを交付します。郵送による届出の際に控えの返送を希望する場合は、提出用の届出書とその写しに加え、宛名を記載し、必要な額の郵便切手（簡易書留用）を貼付した返信用封筒を同封してください。


２　認証ＩＤ・パスワードを失念したとき
（１）中長期在留者は、出入国在留管理庁電子届出システム上で認証ＩＤの確認とパスワードの再設定を行うことができます。

（２）所属機関等の担当者は、以下の申出書を窓口で又は郵送により提出してください。

　認証ＩＤ・パスワード確認等申出書 　【ＰＤＦ】　【ＥＸＣＥＬ】　【記載例】

・窓口による場合
認証ＩＤ・パスワード確認等申出書を、所属機関等の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署の窓口に提出してください。
その際、提出者が所属機関等の職員であることを確認できる資料（職員証、申請等取次者証明書、在職証明書、機関の名称が記載されている健康保険被保険者証等）を提示してください。

・郵送による場合
認証ＩＤ・パスワード確認等申出書を、所属機関等の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に郵送により提出してください。
その際、提出者が所属機関等の職員であることを確認できる資料（職員証、申請等取次者証明書、在職証明書、機関の名称が記載されている健康保険被保険者証等）の写しを同封してください。健康保険被保険者証の写しを同封する際は、保険者番号、被保険者等記号・番号、QRコード（ある場合のみ）をマスキングしてください。
※本申出の結果は、登録しているメールアドレスに送信しますが、希望者には、認証ＩＤを記載した申出書の写しを交付します。郵送による申出の際に写しの交付を希望する場合は、宛名を記載し、必要な額の郵便切手（簡易書留用）を貼付した返信用封筒を同封してください。


３　利用者情報登録を抹消したいとき
　　中長期在留者及び所属機関等の担当者は、以下の届出書を窓口で又は郵送により提出してください。

　利用者情報登録抹消届出書（中長期在留者用）　【ＰＤＦ】　【ＥＸＣＥＬ】　【記載例】

　利用者情報登録抹消届出書（所属機関・登録支援機関用）　【ＰＤＦ】　【ＥＸＣＥＬ】　【記載例】

・窓口による場合
利用者情報登録抹消届出書を、中長期在留者の住居地（所属機関等の場合は所在地）を管轄する地方出入国在留管理官署の窓口に提出してください。
その際、提出者の在留カード（中長期在留者の場合。所属機関等の担当者の場合は、所属機関等の職員であることを確認できる資料（職員証、申請等取次者証明書、在職証明書、機関の名称が記載されている健康保険被保険者証等））を提示してください。

・郵送による場合
利用者情報登録抹消届出書を、中長期在留者の住居地（所属機関等の場合は所在地）を管轄する地方出入国在留管理官署に郵送により提出してください。
その際、提出者の在留カード（中長期在留者の場合。所属機関等の担当者の場合は、所属機関等の職員であることを確認できる資料（職員証、申請等取次者証明書、在職証明書、機関の名称が記載されている健康保険被保険者証等。））の写しを同封してください。健康保険被保険者証の写しを同封する際は、保険者番号、被保険者等記号・番号、QRコード（ある場合のみ）をマスキングしてください。
※本届出の結果は、登録しているメールアドレスに送信しますが、希望者には、受付印を押した届出書の控えを交付します。郵送による届出の際に控えの交付を希望する場合は、提出用の届出書とその写しに加え、宛名を記載し、必要な額の郵便切手（簡易書留用）を貼付した返信用封筒を同封してください。


４　認証ＩＤとパスワードの有効期間
・認証ＩＤ（利用者ＩＤ）の有効期間
「所属機関等に関する届出（法第１９条の１６）及び所属機関による届出（法第１９条の１７）」を行うシステムにおける有効期限は「最後に同システムを利用した時から１年間」、日本語教育機関に告示基準に基づく報告を行うシステム及び特定技能所属機関・登録支援機関の届出を行うシステムにおける有効期間は「パスワードを変更した時から１年間」です。認証ＩＤが失効してしまった場合は、最寄りの地方出入国在留管理官署で認証ＩＤを再度取得してください。
ただし、日本語教育機関が「所属機関等に関する届出及び所属機関による届出」を行うシステムと、日本語教育機関の告示基準に基づく報告を行うシステムの双方を利用している場合には、両システムにおける認証ＩＤの有効期間は「前者のシステムを最後に利用した時から１年間」となります。

・パスワードの有効期間
パスワードの有効期間はパスワードを登録又は変更した日から１年間です。ログイン後にパスワード変更画面でパスワードを変更することができますので、定期的にパスワードを変更して管理することを推奨します。
なお、「電子届出システム」内の各システムにおけるパスワードの変更は「所属機関等に関する届出及び所属機関による届出」を行うシステムにおいて一括して行うこととなっています。


※利用者情報登録届出書等を郵送する際は提出先(PDF)を御確認ください。

※地方出入国在留管理官署の管轄はこちらを御確認ください。