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トップページ > 政策・施策 > 国民の基本的な権利の実現 > 公証制度 > 1.2 電磁的記録の認証(定款を含む私署証書の認証)の嘱託

1.2 電磁的記録の認証(定款を含む私署証書の認証)の嘱託

 嘱託人が電磁的記録に電子署名を行い,その電磁的記録に指定公証人が認証を与えることにより,電磁的記録に付された電子署名が真正であること(電子署名が作成名義人の意思に基づいて作成されたこと)が確実に証明されることになります。



※  電子公証制度を利用される際の手数料については,原則として公証役場にお越しいただき,公証役場の窓口で納付していただきますが,詳しくは,指定公証人にお問い合わせください。



※ 電磁的記録の認証の嘱託を行う際に添付する電子文書のファイル名については,一部使用できない文字がありますので,御留意願います。  詳細については,登記・供託オンライン申請システムのページを参照願います。

申請手続の流れ

(1)電子証明書の取得 電磁的記録の認証の嘱託をするには,電子証明書を取得しておく必要があります。
電子公証制度で利用可能な電子証明書は,以下のとおりです。
・「商業登記に基づく電子証明書」(電子認証制度を運営する電子認証登記所)
・「公的個人認証サービス」(地方公共団体)
・「セコムパスポート for G-ID」(セコムトラストシステムズ株式会社)
・「電子認証サービス(e-probatio PS2)(株式会社NTTネオメイト)
※電子証明書を取得するには,手数料が必要になります。
※電子証明書の中には,ICカードに格納されて発行されているものがあり,これを利用する場合には,ⅠCカードリーダーが必要となります。
(2)私署証書を電子ファイルで作成 私署証書を電子ファイルで作成します。
・この電子ファイルを「電磁的記録」といいます。
・電磁的記録の認証の嘱託をする場合に提出可能なファイルの種類は,電子署名付きPDFファイル(.pdf)です((4)参照)。
・PDF文書を作成するには,ソフトウェアAdobeAcrobat(アドビシステムズ社)が必要になります。
(3)公証人への連絡 電磁的記録の認証の嘱託をされる前に,嘱託をされる公証人に電話又はFAXで連絡をします。
・公証人が,嘱託内容について不備がないかを事前に確認するために,ご連絡いただくものです。
・電子公証事務を取り扱う公証人
・公証役場の連絡先
(4)電磁的記録への電子署名の付与 (2)で作成した電磁的記録に,電子署名を付します。
・電子署名付きPDFファイルの取扱いについて
(5)事前準備 登記・供託オンライン申請システムを利用するために必要なプログラムを,嘱託人のパソコンにインストールする等の環境設定を行うものです。
・申請者操作手引書(導入編)
・ご利用上の注意
(6)申請者情報事前登録 登記・供託オンライン申請システムにアクセスし,トップページの「申請者情報登録」から氏名,住所,電話番号,ⅠD,パスワード等を登録します。
(7)申請用総合ソフトを起動 申請用総合ソフトを起動し,(6)で登録したⅠD及びパスワードを入力してログインします。
・申請用総合ソフトのダウンロードについて
(8)申請書様式一覧の表示 「処理状況表示」画面の「申請書作成」を選択し,「申請様式一覧選択」画面の「電子公証」から「電磁的記録の認証の嘱託」を選択します。
・申請者操作手引書(電子公証申請 申請用総合ソフト編)
(9)申請書様式の作成・保存 「電磁的記録の認証の嘱託」の入力画面が表示されますので,必要な事項を入力し,「完了」を選択します。
「保存の確認」画面が表示されますので,「はい」を選択すると申請書等の保存を行います。
申請書等が保存されると,「保存の完了」画面が表示されますので,「OK」を選択します。
※認証を受けた電磁的記録の保存を請求する場合には,「公証役場で文書を保存する」のチェック欄をそのままにしてください。チェックをはずした場合には,以後,同一の情報の提供が受けられなくなりますので,ご注意ください。
(10)電磁的記録の添付 「処理状況表示」画面から「ファイル添付」を選択すると,「添付ファイル一覧」が表示されます。
「ファイル追加」を選択すると,「添付ファイルの選択」画面が表示されますので,自己のパソコンに保存してある電磁的記録の保存先を開き,添付したい電磁的記録を指定し,「開く」を選択します。
添付書類一覧画面の添付ファイル名欄に選択した書類が画面に表示されますので,「保存」を選択します。
※添付できる電磁的記録は1つのみです。
(11)電子署名の付与(媒体の選択) 「処理状況表示」画面から「署名付与」を選択すると,「署名対象申請一覧」画面が表示されますので,対象の申請書等が表示されていることを確認し,「ⅠCカードで署名」又は「ファイルで署名」を選択します。
(12)電子署名の付与(ファイルの場合) 「ファイルで署名」を選択しますと,利用する電子証明書ファイルを選択する画面が表示されますので,
嘱託情報を作成された方がご自身のパソコン上で事前に作成・取得している電子証明書ファイルの保存先を表示し,電子証明書ファイルを指定します。
「開く」を選択し,電子証明書にアクセスするためのパスワードを入力の上,「確定」を選択すると,「署名付与完了」画面が表示されますので,「OK」を選択します。
(13)電子署名の付与(ⅠCカードの場合) 「ⅠCカードで署名」を選択しますと,「ⅠCカード差し込み確認」画面が表示されますので,
ⅠCカードが正しくⅠCカードリーダーに差し込まれていることを確認して,「OK」を選択します。
電子証明書にアクセスするためのパスワードを入力の上,「確定」を選択すると,
「署名付与完了」画面が表示されますので,「OK」を選択します。
(14)嘱託情報の送信 「処理状況表示」画面から「申請書データ送信」を選択すると,「送信前申請一覧」画面が表示されますので,送信する手続(電磁的記録の認証の嘱託)の送信対象欄をチェックし,「送信」を選択します。
「送信確認」画面が表示され,「OK」を選択すると,「送信前申請一覧」画面が表示されますので,対象の申請データの状態欄が「送信完了」であることを確認し,「閉じる」を選択します。
(15)到達通知の確認 「処理状況表示」画面において,「到達通知」を表示しようとする申請書等が表示されている行の「到達」のボタンをクリックします。
到達通知を確認することができるのは,処理状況欄に「到達・受付待ち」,「審査中」,「手続終了」,「取下完了」と表示されているのみです。
なお,「到達」をクリックした手続の申請書等がエラーなどで登記・供託オンライン申請システムに登録されなかった場合には,不到達通知が表示されます。
(16)公証役場への来訪 嘱託された電磁的記録の内容等について,嘱託を受けた公証人が面前で審査し,嘱託人が電子署名を行ったことを認証しますので,嘱託人は,公証役場にお越しいただきます。
(17)手数料の納付 審査の結果,問題がなければ,公証人が電磁的記録に電子署名を付すこととなりますが,電子署名を付す前に,手数料を納付していただくことがあります。
(18)電磁的記録の認証・交付 公証人が電磁的記録に電子署名を付し,電子データで交付しますので,電子媒体(フロッピーディスク,CD-R,CD-RW又はUSBメモリ)を持参してください(インターネットを経由して交付することはできませんのでご注意ください。)。

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