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会社法等の規定による閲覧等の方法について

1 閲覧等の方法について
 商法(明治32年法律第48号)、担保付社債信託法(明治38年法律第52号)、会社法(平成17年法律第86号)、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律(平成18年法律第48号)、信託法(平成18年法律第108号)においては、会社等が作成するなどした資料の閲覧等に関する規定が定められています。
 これらの資料については、書面をもって作成されている場合もあれば、電磁的記録をもって作成されている場合もありますが、これらの閲覧等については、法律の規定により、(1)閲覧又は謄写の請求をすることができる場合(注1)、(2)閲覧に加えて謄本等の交付(電磁的記録をもって作成されている場合には当該電磁的記録に記録された事項の提供等)の請求をすることができる場合(注2)があります。
上記の各法律は、これらの請求をする者がデジタル的手法(例えば、電子メールの送付による方法やオンライン会議による方法等)によることを希望している場合には、デジタル的手法によって対応することを禁じているものではないと解されます。
 したがって、このような場合には、請求を受けた者は、対象となった資料の内容や対応体制等に照らしてデジタル的手法によって対応することに問題がないのであれば、デジタル的手法によって対応することにより事務処理の効率化を図ることができますし、請求をした者にとっても便宜となります。
閲覧等の方法について、デジタル的手法の活用を御検討ください。

2 一般社団法人及び一般財団法人に関する法律の規定による公告の方法について
 一般社団法人及び一般財団法人に関する法律においては、一般社団法人等の公告方法として、(1)官報に掲載する方法、(2)時事に関する事項を掲載する日刊新聞紙に掲載する方法、(3)電子公告のほか、(4)その主たる事務所の公衆の見やすい場所に掲示する方法も認められております(注3)。一般社団法人等において、(4)の方法が認められているのは、一般社団法人等の負担に考慮したものですが、(4)の方法による場合には、公告内容の把握のためには現地への往訪が必要となるため、一般社団法人等の対応体制の実情等を踏まえつつ、電子公告等の他の公告方法によることも御検討ください。

(注1)例えば、⑴商法上の匿名組合に係る貸借対照表(同法第539条)、⑵担保付社債信託法上の社債原簿(同法第30条)、社債権者集会の議事録(同法第33条)、⑶会社法上の創立総会及び株主総会における代理権を証する資料(同法第74条、第310条)、創立総会及び株主総会における電磁的方法による議決権行使に係る電磁的記録(同法第76条、第312条)、創立総会、株主総会、取締役会、監査役会、監査等委員会、指名委員会等、清算人会及び社債権者集会の議事録(同法第81条、第318条、第369条、第371条、第393条、第394条、第399条の10、第399条の11、第412条、第413条、第490条、第731条)、株主名簿(同法第125条)、創立総会、株主総会、取締役会及び社債権者集会における決議の省略に係る同意を示す資料(同法第82条、第319条、第371条、第735条の2)、株券喪失登録簿(同法第231条)、新株予約権原簿(同法第252条)、社債原簿(同法第684条)、会計帳簿(同法第374条、第389条、第396条、第433条)、株式会社の計算書類(同法第442条)、⑷一般社団法人及び一般財団法人に関する法律上の社員名簿(同法第32条)、社員総会における代理権を証する資料(同法第50条)、社員総会における電磁的方法による議決権行使に係る電磁的記録(同法第52条)、社員総会、理事会、評議員会及び清算人会の議事録(同法第57条、第97条、第193条、第223条)、社員総会及び評議員会における決議の省略に係る同意を示す資料(同法第58条、第194条)、会計帳簿(同法第107条、第121条)、⑸信託法上の信託財産に係る帳簿等(同法第38条)、受益権原簿(同法第190条)等の資料があります。

(注2)例えば、⑴担保付社債信託法上の信託証書(同法第20条)、⑵会社法上の定款(同法第31条)、組織再編等に係る法定備置資料(同法第171条の2、第179条の5、第179条の10、第182条の2、第182条の6、第775条、第782条、第791条、第794条、第801条、第803条、第811条、第815条、第816条の2、第816条の10)、会計参与報告(同法第378条)、清算会社の貸借対照表等(同法第496条)、持分会社の計算書類(同法第618条、第625条)、電子公告調査機関の財務諸表等(同法第951条)、⑶一般社団法人及び一般財団法人に関する法律上の定款(同法第14条、第156条)、計算書類(同法第129条、第199条)、清算一般社団法人等の貸借対照表等(同法第229条)、合併に係る法定備置資料(同法第246条、第250条、第253条、第256条、第260条)等の資料があります。

(注3)一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第331条、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律施行規則第88条