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第3 商業登記に基づく電子認証制度

 概要・・・<資料3>
   従来、企業取引等においては、取引相手方の「本人性」、「法人の存在」、「代表権限の存在」を確認するための信頼性の高い手段として、登記所が発行する印鑑証明書・登記事項証明書が広く利用されてきたところですが、「商業登記に基づく電子認証制度」(以下「電子認証制度」といいます。)は、これらの証明書に代わって、電子的な取引社会において用いられる証明として、法人の登記情報に基づいて「電子証明書」を発行する制度です(注1)。この証明は、電子認証登記所として指定された登記所の登記官(注2)が行います。
 この電子認証登記所が発行した電子証明書については、原則として、昼夜を問わずインターネットを通じて、リアルタイムでその有効性の確認を請求することができます(後記5参照)。
 例えば、ある会社の代表者が電子署名を行った電子文書を送信する際に、この電子証明書を併せて送信すれば、これを受信した相手方は、その送信者の電子証明書に表示(記録)された会社の商号、本店、代表者の資格・氏名に関して、その時点での登記情報に変更が生じていないか(これらを変更する登記がされていると、その電子証明書は無効とされます。)等について、インターネットを通じて確認することができます。
 これにより、電子申請のほか、電子取引等の場面においても、従来の文書による取引と同様に、相手方の「本人性」、「法人の存在」、「代表権限の存在」等を確認することができることとなります。
 電子証明書の取得や電子証明書の有効性確認請求を行う場合には、専用ソフトウェアを使用する必要があります(注3)。
 なお、電子証明書の発行請求をすることができるのは、会社・法人の代表者等(注4)ですが、次の者は、除かれます。
 
<電子証明書の発行請求をすることができない者>
代表権・代理権の範囲又は制限に関する登記がされている者
未成年者登記簿、後見人登記簿又は支配人登記簿(注5)に登記された者
次に該当する者が法人である場合において、その職務を行うべき者として指名された者
  破産法による破産管財人・保全管理人
  民事再生法による管財人・保全管理人
  会社更生法による管財人・保全管理人
  外国倒産処理手続の承認援助に関する法律による承認管財人・保全管理人
  保険業法による保険管理人
  預金保険法による金融整理管財人
  農水産業協同組合貯金保険法による管理人
次に該当する者が法人である場合において、その代表者のうちその職務を行うべき者として指名された者(当該代表者が法人である場合は、その職務を行うべき者)
  投資事業有限責任組合契約による無限責任組合員又は清算人
  信託法による限定責任信託の受託者(清算受託者を除く。)・信託財産管理者・信託財産法人管理人・清算受託者 
次に該当する場合において、全ての業務に係る代表権を有する者以外の者
  司法書士法による司法書士法人につき特定社員が登記されている場合
  土地家屋調査士法による土地家屋調査士法人につき特定社員が登記されている場合
  行政書士法による行政書士法人につき特定社員が登記されている場合
  社会保険労務士法による社会保険労務士法人につき特定社員が登記されている場合
公認会計士法による特定社員
     
(注1 ) 登記情報に基づく証明  
   電子証明書には、登記簿の情報に基づいて、一定の事項(会社の代表者であれば、商号、本店、代表者の資格、氏名)についてが表示(記録)され、会社代表者の公開鍵と併せて証明されます。
 これらの事項は、登記官が申請書類を審査して登記するものであり、不実の登記申請を行った場合や変更登記の申請を怠った場合の罰則規定が設けられており、一般に真実である蓋然性が高いといえます。たとえ、それが真実でなかったとしても、これを信じた者には、会社法第908条、商法第9条等により手厚い保護が与えられています。
 なお、電子証明書に表示された情報は、証明期間中であっても、その後に変更されていることが考えられます。電子証明書を受け取った場合は、その有効性を確認する必要があります。
 
     
(注2 ) 電子認証登記所と申請等の提出先となる管轄登記所  
   電子認証登記所には、東京法務局が指定されており、全国に一の登記所として、電子証明書の発行処理や有効性の証明事務を行います。
 電子証明書の発行申請の受付等は、会社・法人の登記を管轄する登記所(管轄登記所)が行います(詳しくは「管轄のご案内」のページを参照ください。)。
 
     
(注3 ) 電子認証制度の専用ソフトウェア  
   「商業登記に基づく電子認証制度」を利用する場合に必要となるインターフェイスに関する仕様については、別に官報等で公開しており(「商業登記に基づく電子認証制度」のページの「関連資料」の「電子証明書の方式等に関する件(告示)」のページにも掲載しております。)、利用者は、この仕様による技術要件等を備えたアプリケーションソフトウェア(以下「専用ソフトウェア」といいます。)を、利用目的に応じて、あらかじめ用意する必要があります。
 この仕様は、大別して、(a)証明書発行申請ファイルの記録方式、(b)電子証明書のフォーマット等、(c)電子証明書の送信の方式、(d)電子証明書の使用休止届出用暗証コードの変更と使用休止届の送信の方式、(e)電子証明書の有効性確認の方式について、それぞれの技術的要件等を示しています(この仕様については、今後、必要に応じて追加・変更することがあります。)。
 民間事業者が提供している専用ソフトウェアに関する情報については、法務省が情報提供を受けている範囲でページ「商業登記に基づく電子認証制度」のページの「リンク集」のページに情報を掲載しています。
 また、法務省では、オンラインによる申請・届出の手続を利用される会社・法人向けに、会社・法人の代表者等の電子証明書を取得するために必要な機能を搭載した専用ソフトウェア「商業登記電子認証ソフト」を提供しており、このソフトウェアは、「商業登記に基づく電子認証制度」のページの「『商業登記電子認証ソフト』のダウンロード」のページからインストーラをダウンロードし、パソコンにインストールすることにより、利用することができます。 
 
     
(注4 ) 電子証明書の発行請求をすることができるその他の法人の代表者  
   電子証明書の発行請求は、会社の代表者・支配人や商号使用者のほか、商業登記法の関係規定(第12条の2)を準用する他の法令に基づいて、会社以外で登記される各種の法人(一般社団法人・一般財団法人、独立行政法人、特殊法人、認可法人、協同組合、社会福祉法人、医療法人、宗教法人、学校法人、信用金庫、特定非営利活動法人など)の代表者についても、行うことができます。  
     
(注5 ) 支配人登記簿に登記された者とは  
   会社の営業所に置かれた支配人は、支配人登記簿ではなく、その会社の登記簿に登記されるため、電子認証制度を利用することができます。これ以外の支配人登記簿に登記されるいわゆる個人商人(商号使用者)の支配人は、電子証明書の発行を受けることはできません。  

以下は、特に断りのない限り、会社の代表者がこの制度を利用する場合について説明します。
 
 電子証明書
   電子認証制度は、「公開鍵暗号方式」による電子署名を対象として、電子署名の際に用いる「秘密鍵」に対応する「公開鍵」の持ち主を「電子証明書」において証明するものです(注1)。
 なお、発行される電子証明書には、発行者である電子認証登記所の登記官による電子署名が付され、その登記官の公開鍵についての電子証明書が添付されます(注2)。
 電子証明書に記録される主な事項は、次表のとおりです(注3)。
 
(注1 ) 電子認証制度は、いわゆる「RSA公開鍵暗号方式」(日本産業規格X5731-8の附属書Dに定められているもの)による電子署名を対象として、認証を行います。
 電子証明書のフォーマットは、国際標準とされる国際電気通信連合ITU-T勧告に基づく規格X.509 version3に準拠しています。
   
(注2 )  電子認証登記所の登記官による電子署名と電子証明書
   電子認証制度において発行される電子証明書については、それが本当に電子認証登記所(東京法務局)の登記官が発行したものであるかを確認する方法が必要となります。そのため、電子認証制度において発行される電子証明書には、電子認証登記所の登記官による電子署名が付された上、自己署名をして証明した電子証明書(自己署名証明書)が添付されます。この登記官の電子証明書(※)を識別するためのメッセージ・ダイジェスト(ハッシュ値)については、告示されて公表されるため(「商業登記に基づく電子認証制度」のページの「電子認証登記所登記官の電子証明書について」のページにも、掲載しております。)、これと照合することにより、それが真正なものであるかどうかを確認することができます。
 
 公表する登記官の電子証明書のメッセージ・ダイジェスト(広くフィンガープリントとも呼ばれます。)は、ハッシュ関数SHA-1による変換値(16進数表示)及びハッシュ関数SHA-256による変換値(16進数表示)です。
   
(注3 )  電子証明書に記録される事項の表示について
   電子証明書に記録される事項については、使用するアプリケーションソフトウェアによって、どのように表示されるかが異なります。利用者は、その利用目的に適したソフトウェアを用意する必要があります。
 
画像:電子証明書に記載される主な事項(会社代表者の場合)

(*1)
 
   「証明期間」は、電子証明書の有効性(会社の商号、本店、代表者の資格・氏名等の電子証明書に記録された事項の変更等の有無)について電子認証登記所が証明に応じる期間を指します(後記5参照)。この期間を経過した電子証明書は、無効なものとして扱われます。
 始期と終期は、グリニッジ標準時により記録されます。使用されるアプリケーションによっては、これを日本時間で表示することも考えられます。
(*2)  電子証明書に記録される事項のうち、会社の商号・会社代表者の氏名については、会社代表者(申請者)の任意により、登記事項ではありませんが、ローマ字等による表記の情報が記録される場合があります。
 なお、電子証明書の発行申請時に、商号のローマ字等の表記を証する書面(定款等)の提出が求められることがあります。
(*3)  「会社法人等番号」は、登記を管轄する登記所が付した番号です。
(*4)  役員番号は、登記所側のシステム上使用しているコード番号であり、登記事項ではありませんが、電子証明書には記録されます。
(*5)  電子証明書の利用者が行う電子署名の暗号方式は、RSA公開鍵暗号方式に限られ、これを示す符号(オブジェクト識別子:OID)が表されます。
(*6)  会社代表者(申請人)の公開鍵のデータ。その鍵の長さは、2,048bitです。
(*7)  登記情報に基づく日本語による証明事項は、電子証明書のフォーマットのX.509 version3の独自拡張領域において証明しています。
 なお、登記簿に記載された文字がJIS第一水準・第二水準以外のものであるときは、申請人の指定する正字、カタカナ等の所定の文字に置き換えて表示されます。
(*8)    電子証明書の発行者である電子認証登記所の登記官がこの電子証明書に電子署名を行った値(この電子証明書のハッシュ値を登記官の秘密鍵により略号化した値)を記録します。
 
  電子証明書の請求手続(書面申請の場合)
 ※電子証明書の請求方法として、「書面申請」と「オンライン申請」の二つの方法があります。以下、「書面申請」の手続について、説明します。
   なお、「オンライン申請」については、「オンラインによる商業登記電子証明書の請求等について」を御確認ください。
 
 
   
 
 
(1 )  申請人
   登記所に印鑑を提出した会社代表者又はその代理人に限られます(前記1「電子証明書の発行を請求することができない者」に御注意ください。)。
 
(2 )  申請書・公開鍵等の提出
   会社代表者が電子証明書の発行請求をする場合には、会社の登記がされている管轄登記所に、会社代表者の印鑑(管轄登記所に届け出ている印鑑)を押印し、手数料分の印紙を貼付した「電子証明書発行申請書」[PDF]を提出します。
 この申請に当たっては、自己の公開鍵等の必要事項を記録した証明書発行申請ファイル(CD、DVD又はUSBメモリに格納してください。これらの媒体は返却します。)を添付する必要があります。(注)
 発行申請を受けた管轄登記所においては、これらの提出書類等を基に、申請人の本人確認等を行います。
 なお、申請人は、一人で複数の公開鍵を届け出て、複数の電子証明書の発行を受けることができますが、申請は、公開鍵ごとに行う必要があります。また、有効な電子証明書が発行されている公開鍵を再度届け出て、別の電子証明書の発行申請をすることはできませんので、新たな公開鍵を生成して申請するか、既に発行を受けている電子証明書について使用廃止の届出を行った上で、電子証明書の発行申請をしてください。
 
(注)    電子証明書の取得時(後記3(5)参照)には、この自己の公開鍵に対応する(同時に生成された)秘密鍵が必要となりますので、データの削除等により秘密鍵を紛失することのないよう御注意ください(秘密鍵を紛失されますと電子証明書を取得することができなくなります。)。

<申請書記載事項>
商号、本店、資格、氏名、生年月日
代理人によって請求するときは、その氏名及び住所(注1)
電子証明書の証明期間(注2)
手数料の額、申請年月日、登記所の表示
   
(注1 ) 代理人による申請の場合
   会社代表者の代理人が申請する場合には、代理権限を証する書面(会社代表者が登記所に提出した印鑑を押印したものに限ります。)が必要になります(法務省ホームページで提供している申請書様式では、申請書と委任状が一体となっています。)。
   
(注2 ) 「電子証明書の証明期間」の設定に当たっての注意事項
 「電子証明書の証明期間」とは、電子認証登記所に対して、発行後の「電子証明書」の有効性(会社の商号、本店、代表者の資格・氏名等の電子証明書に表された事項に変更が生じていないか等。後記5参照)について、インターネットを通じて証明を請求することができる期間をいい、電子証明書の内容が有効とされる期間ではありません。
 この「証明期間」内であっても、自己の秘密鍵(署名鍵)が使用することができなくなる場合があります。「証明期間」内に電子証明書に記録された事項(会社の商号、本店、代表者の資格・氏名等)に関する変更の登記がされた場合には、電子証明書の証明内容に変更が生じることとなり、電子認証登記所は、これ以降(証明期間が満了するまで)に電子証明書の有効性の確認請求を受けたときは、「無効」(電子証明書に記録された事項に変更が生じた旨)を証明することになるため、この場合も、その者の署名鍵は使用することができなくなります(この場合、手数料の払戻しはいたしません。ただし、一定の条件を満たす場合は、再発行の申請(手数料不要)をすることができます。詳しくは、管轄登記所にお問い合わせ願います。)
 したがって、「証明期間」を定めるに当たっては、会社代表者の任期や本店移転、商号変更等の予定を考慮する必要があります。これらの予定が見込まれる場合には、「証明期間」を過度に長期に設定しないよう、注意する必要があります。
 「証明期間」は、3か月単位で、最長27か月まで選択することができます。手数料の額は、この「証明期間」に応じて定められています。
 「証明期間」の経過後は、電子認証登記所はその電子証明書の有効性確認請求に応ずることができません。そのため、電子証明書が証明する公開鍵に対応する秘密鍵(署名鍵)で行われた電子署名について、取引の相手方等は署名者を確認することができないこととなり、秘密鍵(署名鍵)を使用することはできないこととなります。
 電子証明書の発行後に電子証明書の「証明期間」を変更することはできません。
   
   
(3 )  証明書発行申請ファイルの記録事項
    「電子証明書発行申請書」とともに管轄登記所に提出する証明書発行申請ファイルは、専用ソフトウェアを使用して作成する必要があり、電磁的記録媒体(CD、DVD又はUSBメモリ)に格納して提出します。
 この証明書発行申請ファイルに記録する事項は次のとおりです。
 
<証明書発行申請ファイル記録事項>
 
商号、本店、資格、氏名
電子証明書の証明期間
自己の公開鍵の値(自動的に記録されます。)
電子署名の方式を特定する識別符号(自動的に記録されます。)
電子証明書の使用休止の届出用暗証コード
 
※商号・代表者氏名の英字情報
    証明書発行申請ファイルには、上記のほか、申請人による任意の記録事項として、次の情報を記録することができます。この記録事項は、電子証明書に表示されます。
    商号(またはその略称)の表音・訳語をローマ字・英数字で表したもの
    会社代表者の氏名の表音をローマ字で表したもの
    ただし、ローマ字等による商号の表記の情報を証明書発行申請ファイルに記録して申請する場合には、それを証明する「定款」等を提出する必要があります。
   
◆重要◆ 証明書発行申請ファイルの作成に当たっての留意点  (←クリック)
 
(4 )  電子証明書の番号の告知
   電子認証登記所は、発行申請の手続を行った管轄登記所からの通知を受けて、電子証明書の発行処理を行います。
 電子証明書の発行処理が終了すると、電子証明書の発行申請の手続を行った管轄登記所の窓口において、その電子証明書の番号(シリアル番号)が告知されます。
   
 
  (注 ) 電子証明書の記録事項の確認
     電子証明書の番号の告知は、原則として、「電子証明書発行確認票」という書面を交付して行います。この「電子証明書発行確認票」には、電子証明書の番号(シリアル番号)のほかに、申請情報に基づき電子証明書に記録された事項として、商号/名称、商号/名称(英字)、本店/主たる事務所、資格、氏名、氏名(英字)、電子証明書の証明期間、管轄登記所名が表示されるため、速やかにその内容を確認する必要があります。
   
(5 )  電子証明書の取得
   管轄登記所の窓口において電子証明書番号の告知を受けた(電子証明書発行確認票を受領した)申請人は、告知された電子証明書の番号と自己の公開鍵を指定して、いつでも(何回でも)、インターネットを通じて、電子認証登記所から電子証明書を取得(ダウンロード)することができます(注1)(注2)(注3)。取得(ダウンロード)の際は、公開鍵と秘密鍵の生成及び証明書発行申請ファイルの作成の際に使用した専用ソフトウェア(前記1の(注3)参照)が必要になります。
 なお、一度取得した電子証明書は、何度でも使用することができます。
   
 
(注1 )  電子証明書の取得は、その「証明期間」内であって、かつ、電子証明書に記録された事項(会社の商号、本店、代表者の資格・氏名等)に変更が生じるまで(変更の登記がなされるまで)に行う必要があります。電子証明書に記録された事項に変更が生じた場合には、電子証明書は「無効」として扱われ、それ以降、取得することができなくなります。
   
(注2 )  電子証明書の取得時には、電子証明書の発行申請の際に管轄登記所に提出した公開鍵(自己の公開鍵、前記3(2)参照)に対応する秘密鍵が必要となります(この秘密鍵を紛失されますと、電子証明書を取得することができなくなってしまいますので、データの削除等により秘密鍵を紛失することのないよう御注意ください。)。
 
(注3 )  法人代表者の電子証明書が、本当に電子認証登記所の登記官によって発行されたものであるかどうかは、電子証明書に添付される登記官(発行者)の自己署名証明書のハッシュ値が告示されている電子認証登記所の登記官の電子証明書のハッシュ値と一致しているかどうかを調べることにより確認することができます(詳しくは、電子認証登記所登記官の電子証明書について」のページを参照してください。)。
 
 
 手数料
   電子証明書の発行を申請される方は、電子証明書の「証明期間」に応じて、手数料を納付する必要があります。この手数料は、申請時に電子証明書発行申請書に「印紙」を貼って納付します。
 手数料額は、電子証明書の証明期間が3か月のときは1,300円、3か月を超えるときは、その超える期間3か月当たり1,000円を加算した額となります。
 なお、証明期間の設定は必ず3か月単位で設定することとなり、例えば、証明期間を1年とした場合の手数料は4,300円です。
証明期間 3か月 6か月 9か月 12か月 15か月 18か月 21か月 24か月 27か月
手数料 1,300円 2,300円 3,300円 4,300円 5,300円 6,300円 7,300円 8,300円 9,300円
 
 
   
(注1 )  複数の電子証明書の発行を請求する場合の手数料
    会社代表者は、一人で複数の公開鍵を届け出て、何件でも電子証明書の発行を受けることができますが、電子証明書において証明される公開鍵1個ごとに上記の手数料が必要になります。
   
(注2 )  証明期間中に電子証明書が「無効」として扱われることとなった場合等の手数料の取扱いについて
    証明期間中において、電子証明書に記録された事項(会社の商号、本店、代表者の資格・氏名等)に関する変更の登記が行われた場合(前記3(2)の(注2)参照)又は電子証明書の使用廃止の手続(後記6参照)が行われた場合には、その電子証明書は「無効」として扱われることとなりますが、残期間分の手数料の払戻しはされません。
  これらの場合において、残期間中に電子証明書の有効性の確認請求がされたときには、電子認証登記所は、証明期間が満了するまで、その電子証明書について、電子証明書に記録された事項に関する変更の登記が行われた旨又は使用廃止がされている旨(無効の状態であること)を証明することとなります(後記5参照)。
   
(注3 ) 手数料の改定について
   手数料は、物価、実費等の事情を考慮して、改定する場合があります。なお、電子証明書の証明期間内に手数料の改定がなされた場合でも、既に納付済みの手数料について、還付や追徴を行うことはありません。

        
  電子証明書の有効性の確認
  (1)  概要
   電子証明書の証明期間は、その電子証明書の内容が有効であることを示す期間ではありません。電子署名がされた文書とともに送信された電子証明書が証明期間内のものであっても、その記録された事項(会社の商号、本店、代表者の資格・氏名等)に変更等が生じていないか等について確認した後でなければ、信用することはできません。
 そのため、会社代表者が電子証明書を添付して署名文書を送信した場合には、その受信者は、添付された電子証明書について、電子認証登記所に対して、インターネットを通じてその有効性(証明期間を経過していないか、記録された事項(会社の商号、本店、代表者の資格・氏名等)に変更が生じていないか等。後記(3)参照)についての証明を請求することができます(手数料不要)。
 なお、この電子証明書の有効性についての確認請求をするためには、当該確認請求に対応したソフトウェアを使用する必要があります。このソフトウェアがあれば、電子証明書とともに電子署名がされた文書を受け取った取引先等、誰でも、インターネットを通じて確認請求をすることができます。
 電子署名がされた文書に添付される電子証明書の有効性の確認請求に対応したソフトウェアで、民間事業者が提供するものについては、法務省が情報提供を受けた範囲で、「商業登記に基づく電子認証制度」のページの「リンク集」のページに情報を掲載しています(法務省が情報提供を受けた範囲で電子証明書の有効性の確認請求に対応したソフトウェアの情報を掲載していますので、これ以外のソフトウェアでも電子証明書の有効性の確認請求をすることが可能な場合もあります。)。 
(注 ) 法務省が提供している「商業登記電子認証ソフト」には、署名文書に添付された電子証明書の有効性についての確認請求をする機能は搭載されていません(ただし、電子認証登記所が発行した電子証明書でPKCS#12形式の電子証明書(拡張子が「.p12」のファイル)については、有効性の確認をすることができます。)ので、別途、当該確認請求に対応したソフトウェアを用意していただく必要があります。
 
(2)  有効性の確認を請求することができる期間(証明期間)

 

 この電子証明書の有効性についての確認請求は、電子証明書の「証明期間」内に行う必要があります。この期間は、会社代表者が電子証明書の発行を申請する際に指定します。
 「証明期間」は、電子認証登記所に対して電子証明書の有効性についての証明を請求することができる期間を指します。
 
(注 ) 有効性の確認は、請求時点における電子証明書の有効性について証明書を求めることができるほか、電子証明書の証明期間内の任意の過去の時点を指定して、その時点における有効性についても確認することができます。この確認は、証明期間及び証明期間経過後7日以内の期間に行うことができます。 
 
(3)  電子証明書の有効性に関する証明事項
   電子証明書の有効性確認を請求した場合に、電子認証登記所が行う証明事項は、次のとおりです。
 なお、この場合の証明には、発行者である電子認証登記所(東京法務局)の登記官による電子署名が付され、その登記官の電子証明書が添付されます。
 次表の証明事項については、使用されるソフトウェアによって、どのように表示されるかが異なるため、利用者は、利用目的に適したソフトウェアを用意する必要があります。
 
画像:電子証明書の有効性に関する証明事項

 

   
(*1)  この欄に表示する各事項は、電子証明書の状態を分類するための目安であり、電子認証登記所による証明事項を示すものではありません。
(*2)  これらの事項は、管轄登記所から通知される情報に基づいて証明されます。
 なお、これらの事項についてその理由等を確認したい場合には、相手方に照会されるようお願いします。管轄登記所では、登記事項要約書、登記事項証明書を請求することによってその理由等を確認することはできますが、電話等で登記に関する内容をお答えすることはできません。
(*3)  代表権・代理権の制限の登記がなされた場合を含みます。行政区画の変更や住居表示の実施により会社の本店の登記事項が変更される場合は除きます。
(*4)  この項のいずれの事項も、その後に、表の2のいずれかの事項に該当することとなった場合を除きます。
 なお、この項に定める事項に該当したときは、電子証明書がその有効性を証明できない状態にあることを示しています。
(*5)  証明期間を経過した場合には、その電子証明書が存在しない場合と同じ扱いとなります。
   
 電子証明書の有効性の確認請求がされた場合には、電子認証登記所は、電子証明書に表された事項に関して変更の登記がされているかどうか及び登記がされた日付を基準として、「有効」、「無効」等の証明を行います。
 例えば、電子証明書の発行を受けている会社・法人の代表者が退任し、その退任の登記がされている場合には、現時点の電子証明書の有効性について「無効」の証明をすることとなりますが、代表者が退任した後に電子証明書の有効性の確認をする場合でも、確認日時として退任の登記がされる前の日付を指定しているときには、「有効」の証明を行うこととなります。
 そのため、会社・法人の代表者を退任したことに伴い、直ちに、電子認証登記所の電子証明書の有効性の証明を「無効」とするように希望される場合には、代表者の退任の登記を申請される前に、電子証明書の使用廃止の届出(後記6参照)を行うことをお勧めします。
 
  電子証明書の使用の廃止
  (1 )   概要
     電子証明書の発行を受けた者は、自己の秘密鍵(署名鍵)を使用しなくなった場合や、秘密鍵を他人に知られてしまった場合等において、証明期間中に電子証明書の使用を廃止しようとするときは、その旨を管轄登記所に届け出ることができます(手数料不要)。
 この届出について管轄登記所から電子認証登記所に通知されると、それ以降、電子認証登記所は、電子証明書の有効性の確認請求に対して、電子証明書の使用の廃止の届出がされている旨の証明をすることとなり、その電子証明書は、無効なものとして扱われることとなります。
 
   
(注 1)電子証明書の使用廃止の届出の手続がされると、証明期間の残期間において、電子証明書を使用することができないこととなりますが、残期間分の手数料の払戻しはされません(前記4の(注2)参照)。
 また、一度、電子証明書の使用廃止の届出の手続が行われると、これを撤回することはできなくなります。
   
(注 2)電子証明書に記録される事項(会社の商号、本店、代表者の資格・氏名等)に関する変更の登記がされた電子証明書は、使用廃止の届出がされた場合と同様に、無効の状態になるため、その電子証明書について、使用廃止の届出の手続を行う必要はありません。
 会社代表者の変更等、電子証明書に記録される事項に変更が生じているが、その変更に関する登記の申請がされていない場合において、当該登記の申請がされるまでの間における電子証明書の悪用を防止したいときには、使用廃止の届出の手続を行うことにより、速やかに電子証明書の状態を無効とすることができます。
   
(2 )   電子証明書の使用の廃止手続
    「電子証明書使用廃止届」[PDF]に必要事項を記入して、会社代表者の届出印(管轄登記所に届け出ている印鑑)を押印の上、管轄登記所に提出します。
 
  電子証明書の使用の休止
 
 
(1 ) 概要
    秘密鍵を他人に知られてしまったおそれがある場合などには、一時的に電子証明書の使用を止める等の措置をとることが考えられますが、そのような場合には、前記6の電子証明書の使用の廃止の手続に先だって、インターネットを通じて、電子認証登記所に対して電子証明書の使用を休止する旨を届け出ることができます(手数料不要)。
 この届出がされると、電子認証登記所は、電子証明書の有効性の確認請求に対して、公開鍵の持ち主が電子証明書の使用を休止している旨を証明することとなります。
   
(2 ) 電子証明書の使用休止の手続
    電子証明書の使用休止は、専用ソフトウェア(前記1の注3参照)を使用して、電子証明書の発行申請時に届け出た「暗証コード」を入力の上、インターネットを通じて、電子認証登記所に対して届出事項を送信します。
 
   
(注 )使用休止用暗証コードの変更
   使用休止用暗証コードが他人に知られてしまった場合や、暗証コードを忘れてしまった場合には、暗証コードを変更することができます。
 この場合には、 「識別符号(休止届出用暗証コード)の変更届」[PDF]に必要事項を記録した暗証コード変更届出ファイル(専用ソフトウェアの「休止届出用暗証コード変更届出ファイル作成」機能を使用して作成することができます。作成したファイルは、CD、DVD又はUSBメモリに格納した上で提出してください。手続完了後に、これらの媒体は返却します。)を添付して、管轄登記所に提出します(手数料不要)。
 
(3 ) 使用の再開
    使用休止の手続を行った電子証明書について、使用の廃止の手続をすることなく、使用を再開しようとするときは、「電子証明書使用再開届」[PDF]に必要事項を記載し、会社代表者の届出印(管轄登記所に届け出ている印鑑)を押印して、管轄登記所に提出します(手数料不要)。
 
  電子証明書の再発行
 
 
(1 ) 概要
    電子証明書の証明期間中に、当該証明書の記載事項に関する変更の登記がされ、当該証明書が失効した場合、残りの証明期間において変更後の登記事項を証明事項とする電子証明書の再発行を請求することができます(手数料不要)。
 
 (注 )再発行の申請は、以下の条件を満たす必要があります。
    ○ 再発行の申請者が、失効した電子証明書に記録された者と同一者であること
  ○ 印鑑の届出をしていること
  ○ 代表権・代理権の範囲又は制限に関する定めがないこと
 
(2 ) 電子証明書の再発行手続
     「電子証明書再発行申請書」[PDF]に必要事項を記入して、会社代表者の届出印(管轄登記所に届け出ている印鑑)を押印の上、管轄登記所に提出します。
 
 留意事項
 
 電子認証登記所が行う事務は、コンピュータシステムによって処理されており、データバックアップ等の保守作業を行う際は、システムを停止する必要があり、その場合には、一時的に電子証明書の有効性確認の請求等を行うことができなくなります。
 電子認証登記所のシステムは、高度なセキュリティを備えておりますが、災害発生時等においてシステムの正常稼動を確認する必要がある場合にも、一時的にシステムを停止する場合があります。
 また、利用者が電子認証登記所のシステムと通信を行う際は、回線設備やインターネット等の様々なシステムが介在するため、これら一部に障害が生じ、正常な情報の伝達等ができなくなる場合にも、利用に支障が生じることが想定されます。
 ※最新の稼働状態及び保守予定については、こちらを参照してください。
 
 
■<専用ソフトウェアの操作に関わるご質問について>
 法務省が提供している電子証明書を取得するための専用ソフトウェア「商業登記電子認証ソフト」の操作方法等については、「『商業登記電子認証ソフト』のダウンロード」のページを参照してください。
 また、民間事業者が提供する電子認証制度の利用のための専用ソフトウェアの操作方法等については、各販売元にお問い合わせいただくか、各社のホームページ等においてご確認ください。
 なお、電子認証制度を利用するには、所定の仕様を備えたソフトウェアを用意する必要があります。これらの操作方法はご使用になるアプリケーションソフトウェアによって異なりますので、その使用方法を確認してください(民間事業者が提供する専用ソフトウェアについては、法務省が情報提供を受けている範囲で「商業登記に基づく電子認証制度」のページの「リンク集」のページに情報を掲載しています。)。
 
 ■<電子証明書の取得について>
 電子証明書の取得時には、電子証明書の請求手続時に管轄登記所に提出された公開鍵に対応する秘密鍵が必要となりますので、厳重に管理していただくよう、お願いします。この秘密鍵を紛失されますと電子証明書を取得することができませんので、データの削除等により秘密鍵を紛失することのないよう、十分に御注意ください。
 また、取得した電子証明書についても、厳重に管理していただくよう、お願いします。

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